常州市hga030.cσm事务管理局 hga030.cσm

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        以“两化融合”为契机 积极推进仓储一体化建设
        发布日期:2021-06-15  来源:hga030.cσm事务管理局  浏览次数:  字号:〖

        为切实加强市行政中心备品备件采购及仓储管理,积极推进“争当全国hga030.cσm事务改革创新排头兵”仓储一体化重点项目建设,市级hga030.cσm服务中心严格按照“规范、高效、节约、安全”工作要求,以“线上线下、环节之间、新老系统、处室条线、市行政中心与各延伸点”五个无缝衔接为目标任务,成立项目攻坚小组,排出任务书、挂出作战图、定出时间表划出硬杠杠,着实“五个理”抓整改落实、着重“四个力”推动仓储管理提档升级、着力“三个共”提升信息化水平,打造仓储一体化建设新格局。

        一、找准切入点,以“五个理”确保仓储整改落地落实

        (一)理顺岗位职责

        由仓库分管责任人、科室负责人、管理员、保管员、验收员等组成内部三级管理体系。优化职能科室岗位职责、合理调整内部分工。完善管理员、保管员双人双岗制度,仓库管理员切实做到“3管”:管人,对保管员仓库工作实施日常管理;管物,对物料业务全流程实行监督管理;管账,对日常出入库及盘点报表实行账目管理。仓库保管员切实做到“3不”:不错,笔笔有账,料账相符;不坏,物物可用,质量完好;不乱,井然有序,一目了然。严格执行仓储业务中不相容的职责分离原则,实物验收保管与记录相分离;领料审批者与保管员相分离;库存盘点由管理员、保管员、财务等共同进行。严格落实仓储账、物分离管理要求,严格落实采购、保管、记账、复核专人专岗、专人专责。

        (二)理全制度流程

        以现行的规章制度为基础,从仓库基本作业采、验、入、管、出、调、盘和其他辅助作业流程进行体系“再梳理”;制定仓库管理员、保管员岗位职责、建立仓库管理总则、应急预案、废旧物品处置、仓库记账盘点制度等11项标准;构建物品入库、领料、核销、过期及呆滞物品控制等7项流程;设立采购、储存、防护、收发、处置、信息管理等6个控制点,搭建仓库管理“2+11+7+6”的全链条质量控制标准体系,实现仓库作业全面优化、重点环节全方位覆盖、内控风险全过程控制。

        (三)理齐账据明细

        建立账物卡制度,物料每次出入都有书面明细记录。加强票据信息资料归档及痕迹管理,健全验收、入库、盘点、出库、库存控制等仓库各类台账、票据、账簿流水等条目明细,制定单据传递流程,将申、采、入、出、调等相关凭证以时间、事项、类别分门别类建档完善。做到账账、账物、账卡“三相符”,达到日清、月明。实现仓储实物流与信息流同步,将出入库物料信息及时调整,实时核对系统账务、货卡、实物一致性。

        (四)理好标准化环境

        对仓库环境进行标准化再规范,全面实施目视化管理。一是区域规范。将四库重新规划区域,制作仓储可视化分区图,同种物料放置于一个位置集中陈列,超过使用年限或不使用的呆滞物料按照相关规定进行处置。二是库位规范。采用4组数字或字母对应(仓库)、(货架)、(层次)、(货位)“四号定位”法统一编制物料库位号,所有物料定点定位定量摆放,制作标识卡、物料出入卡,物料有“身份”,进出有保证。三是品名规范。每种物料品名型号用品牌、俗称、规格“三原则”进行命名。重新规范后的仓库已基本达到“两齐”:库容整齐、堆放整齐;“三清”:数量、质量、规格清晰;“三洁”:货架、货物、地面整洁;同时我们进一步优化四库库位数量,总库位数稍大于实际占用数,预留10%的空位给新增物料或物料之间调拨周转。

        (五)理清二级库基础管理

        从制度、流程和实际操作等方面,对各延伸点进行全面调研,加大对二级仓库指导。针对薄弱环节制定相关措施,在基础管理台账、现场标准摆放、物料调拨流转、出库使用追溯等方面加大整改力度,强化规矩意识。召集各延伸服务点管理人员、使用人员,对在库千种物料类别、品名、规格、库位、数量等信息进行一次自上而下、再自下而上的核实,进一步厘清物料数据信息,规范物料统一命名、规范各点仓库设置权限、规范责任人员相关权责。

        二、紧扣关键点,以“四个力”推动仓储管理提档升级

        (一)固本强基,充分发挥制度支撑力

        一是着力填补“制度空白”和“制度漏洞”,以编制覆盖全事项的《仓储管理一体化制度汇编》为抓手,做到岗位工作有标准、操作流程有规范、履行职责有监管。实现各岗位之间、各环节之间、各流程之间控制点、制约点、监管点有章可循、有标可依。二是创新制度运用新模式,利用图文配标准形成《仓储作业指导书》、利用视频加情景制作仓储作业课件,将制度直观可视便于学习执行。三是严格执行制度落地。以“日学习、周例会、月抽查”三项机制推进各项制度执行落实落细。“日学习”抓实岗位职责、制度规范;“周例会”抓住实施过程中问题呈现;“月抽查”抓牢制度实际执行情况,以三项机制推动软标准形成硬约束,使仓储管理人员养成良好的工作习惯和素养。

        (二)提能提优,充分发挥培训恒动力

        在实施硬件改造升级过程中,同步加强对人员的提能提优。以“全面覆盖、流程控制、查漏补缺”为原则,设计菜单式培训。横向——仓储业务流程环节,涵盖各主要控制点;纵向——目标、内容、责任,包括各内控风险点。围绕仓储运行管理、信息平台维护、资料归档等方面编制“制度+标准”培训课件;利用标准可视化手册、视频进行实操演练。内部挖潜,组织岗位技能操作内训,调动自身潜能,走上实训讲台,让每个人既是学习员、又是实践员、更是教导员;外引专家,邀请业内精英组织仓储管理理论培训,引进先进理念、方法提升管理人员能力。培训注重覆盖面,延伸点人员也纳入培训队伍,为“1+N”一体化打好人才基础。

        (三)防微杜渐,充分发挥内控约束力

        通过建立“三关三管”,强化对“人、物、空间、责任”等各方面的内控管理,进一步强化内控管理意识,提高内控管理能力。一是把好“规矩关”,管好关键人。验收无误办理入库、手续齐全凭单出库、签字确认责任分清;采购、保管、记账执行不相容职务岗位分离,不混岗、不乱责。二是把好“职责关”,管到关键处。严格落实采购、申购、储存、盘点、复核专人专岗、专人专责;严格落实仓储账、物分离管理要求;严格执行各级审批权限制度。三是把好“监管关”,管在关键时。建立健全核查监管制度,杜绝“跑、冒、滴、漏”。加强物料定期和不定期盘点工作,账物不符及时发现,盘点差异及时追查;出库实施审批控制,避免领用失控,存货高估。

        (四)常态长效,充分发挥考核倒逼力

        根据采购、仓储管理岗位性质和工作职责,建立监督考核机制。坚持“监督与教育相结合、日常检查和专项督查相结合、规范作业与实际表现相结合”的原则,实行标本兼治、综合治理。依据相关制度规程进行采购、仓储监督检查。依据“5S”管理要求制定员工日常绩效考核办法。以定性与定量、自评与互评、过程性评价和总结性相结合的方式对工作责任、业务流程、环境卫生、安全防范、内部控制等进行日常考核。落实责任追究制度,对相关部门和责任人员给予必要惩罚,重点岗位重点员工实行轮岗制和交叉管理,实现考核倒逼规范作业和管理提升的推动作用。

        三、抓住着力点,以“三个共”提升仓储信息化管理水平

        (一)提质增效,实现管理效能与服务效率共振

        一是提升管理效能。仓储管理信息化有效提高信息采集和反馈速度,帮助管理人员准确把握仓储整体运行情况,为管理层结合管理目标进行相关决策提供科学依据。二是提高服务效率。申请采购、审批流转、物料入库、调拨领用全流程线上进行,优化作业模式,提高操作人员工作效率。三是降低人力依赖。物品入库、出库、调拨相关信息整合储存,随用随调。通过登录平台,查阅仓库物品库存情况,避免因人事问题造成工作脱节、断档。设备耗材与仓库数据统一,实时联动,按需申购,实现部分物品零库存,最大化节约运行成本。

        (二)动态监管,实现备品备件信息数据共享

        运用多维度、全方位数据分析,让“静态数据库”成为“动态数据流”。全流程可视化,建立申、审、采、入到用、盘、督流程环节,达到仓储全生命周期管理与后台监督管理的无缝衔接。数据分析高效化,平台积累大量运行数据,如采购申请记录、领用物料记录、呆滞物料记录等,管理人员对这些信息进行采集、分析、评估,以预防性申购和计划性采购代替盲目购置,做出准确有效决策。预告预警自动化,查看库存变化情况,预警报表,实时掌握各类物料流动,合理进行库存量上下线的调整,优化最高最低库存量值,准确制定采购计划,确保无缺料、无呆料。未来二期建设将核心数据接入大数据中心,打破“信息孤岛”,实现数据共享。

        (三)融合统一,实现“1+N”仓储一体化模式共建

        在现有仓储平台基础上,逐步将市政务服务中心、市纪委监委大楼及想园等各延伸服务点二级仓库信息纳入平台,完善中心仓库和二级仓库建设,明晰主次和层级,推进各服务点分散式管理模式向一体化、精细化、集约型管理模式转变。加入采购流程,与仓库管理流程结合进行线上一体化管理,以实现市行政中心、市政务服务中心、市纪委监委大楼及想园等各延伸点从申请采购开始到审批、采购比价、中标记录、物料入库、调拨、领用全流程线上运转,形成物料进、存、出“一本账”。重新梳理分类仓库明细,将食材、安保、消防、办公家具专业物料项目纳入仓库管理,形成平台仓储物料控制和管理协调一体化。

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